راکي در تصميم‌گيري!

الان داشتم اين پست را مي‌خواندم که در مورد پيمايشي (همان Survey) است که توسط مؤسسه معظم فارستر بر روي پروژه‌هاي بهبود فرايند انجام شده است. نويسنده مي گويد که در تحقيقات‌شان به اين نتيجه رسيده‌اند که اين پروژه‌ها به سه شکل انجام مي‌شوند: 1- تيم بهبود فرايند از تيم IT جدا (و در پاره‌اي موارد مستقل) است؛ 2- مسئوليت اصلي با تيم IT است؛ 3- مسئوليت اصلي با تيم بهبود فرايند است. بعد سؤال کرده کدام بهتر است؟

تجربه ما در پروژه‌هاي معماري سازماني نشان‌دهنده آن است که به دو شکل مي‌توان فرايندها را بهبود داد: 1- با استفاده از مفاهيم و ابزارهاي معمول بهبود فرايند (مثلا حذف فعاليت‌هاي تکراري يا غيرضروري، ادغام فعاليت‌هاي مشابه و …)؛ 2- با استفاده از قابليت‌هاي فناوري اطلاعات يا به به‌ عبارتي IT Capabilities (مثلا خودکار کردن برخي فعاليت‌ها مثل توليد گزارش‌ها، در دسترس قرار دادن کليه اطلاعات لازم براي تصميم‌گيري و …) اما نکته اساسي اين‌جا است که اين دو گونه فعاليت از هم منفک نيستند و هر دو تيم فرايندي و IT بايد در کنار يکديگر کار بهبود فرايندها را انجام بدهند؛ يعني فرايند در عين حال از هر دو زاويه ديد بهبود فرايند و قابليت‌هاي IT بهبود داده شود.

بگذريم. نکته اصلي که در نوشته مذکور وجود داشت جايي بود که نويسنده به مفهوم بامزه راکي (RACI) در تصميم‌گيري اشاره مي‌کند و منظورش اين است که وقتي مشخص شد کدام يک از سه حالت فوق کارامدتر است؛ بايد مشخص شود ذي‌نفعان تصميمات گرفته شده در پروژه بهبود فرايند چه کساني هستند؟ او ذي‌نفعان تصميمات را در 4 دسته تقسيم‌بندي مي‌کند:

1- R (نماد Responsible): چه کسي مسئول تصميم‌گيري است؟ (در اين مثال تيم بهبود فرايند)

2- A (نماد Accountable): چه کسي بايد در مورد تصميم‌هاي گرفته شده پاسخ‌گو باشد؟ (در اين مثال مدير واحد سازماني مرتبط با فرايند)

3- C (نماد  Contributing): چه کساني بايد در فرايند تصميم‌گيري مشارکت کنند؟ (در اين مثال کارکناني که در انجام فرايند کنوني درگيرند و بايد فرايند بهبود يافته را هم انجام دهند)

4- I (نماد Informed): چه کساني بايد از تصميم‌هاي گرفته شده مطلع شوند؟ (در اين مثال واحدهاي سازماني که ورودي فرايند بهبود يافته را تأمين مي‌کنند يا از خروجي آن استفاده مي‌کنند)

خوب راکي تصميم‌گيري شما چيست!؟