کار کردن با انسان‌ها زمان‌بر است. و افراد مختلف اولويت‌هاي گوناگوني دارند. بنابراين هر کس ممکن است نياز به جلب توجه شما بر موضوعي را داشته باشد که براي او مهم است؛ اما براي شما نه. البته اگر همکارتان است طبعا کمک کردن به وي مهم است. و اغلب، ما هم دوست داريم که کمک‌شان کنيم.
من (نويسنده‌ي اصلي نه “من”!) اخيرا پيمايشي را در ميان 400 رهبر برجسته‌ي يک سازمان 12000 نفره انجام دادم و دريافتم نزديک به 95 درصد آن‌ها ـ يعني 380 نفر از ميان 400 نفر ـ سه چيزي را که بيش‌ترين وقت را از آن‌ها تلف مي‌کند در پرسشنامه اين‌گونه علامت زده بودند: جلسات غيرضروري، اي‌ميل‌هاي بي‌اهميت و ارايه‌هاي طولاني.
ما به راهي نياز داريم که به‌وسيله‌ي آن خيلي سريع و با اعتماد کامل تعهدات غيرضروري خودمان را تعيين کنيم و از بين ببريم؛ براي اين‌که مطمئن شويم که آيا مي‌خواهيم با چيزي مواجه شويم يا از آن اجتناب کنيم و اين‌که تمايلات خودمان را طوري مديريت کنيم که هميشه در دسترس باشد. من آزمايش کوچکي را درست کرده‌ام که بايد پيش از پذيرش هر گونه تعهدي انجام شود. وقتي کسي با يک درخواست پيش شما مي‌آيد، از خودتان سه سؤال بپرسيد:
1. آيا من فرد مناسبي براي اين پاسخ‌گويي به اين درخواست هستم؟
2. آيا الان زمان مناسبي است؟
3. آيا اطلاعات کافي در اختيار دارم؟
اگر آن درخواست در اين آزمايش شرکت خورد ـ يعني اگر پاسخ حتي يکي از سه سؤال بالا منفي بود ـ آن را قبول نکنيد. به کس ديگري (فرد مناسب) واگذارش کنيد، انجام را براي زمان ديگري برنامه‌ريزي کنيد (زمان مناسب) يا تا زماني که اطلاعات لازم را در اختيار داشتيد به تأخيرش بياندازيد (شما يا کس ديگري به گرفتن آن اطلاعات نياز داريد.)
اين سه سؤال يک راه روشن، آسان و سازگار براي دانستن اين‌که چه زماني پاسخ مثبت بدهيم فراهم مي‌کنند. بدين ترتيب مي‌توانيم در برابر وسوسه‌ي پاسخ‌دهي به هر درخواستي مقاومت کنيم!
اگر رئيس‌تان از شما خواست کاري بکنيد و اين درخواست در آزمون رد شد؛ نه تنها درست ـ بلکه مفيد آ است که کار را رد کنيد يا به کس ديگري واگذار کنيد تا کار به صورت کاملا بهره‌ورانه انجام شود. اين براي شما، رئيس‌تان و سازمان‌تان مفيد نيست که وقت‌تان را روي کار نادرستي تلف کنيد.
منبع (با تلخيص)
پ.ن. نويسنده‌ي اين مقاله پيتر برگمان نويسنده و مشاور در زمينه‌ي ره‌بري سازماني است. نوشته‌هاي او را در وبلاگ‌اش در سايت مدرسه‌ي مديريت هاروارد بسيار دوست دارم و تا حد امکان همه‌ي آن‌ها را مي‌خوانم. خوبي نوشته‌هاي برگمان اين است که با يک مثال ساده از انفاقات زندگي روزمره ـ که ممکن است هر آن براي هر يک از ما در هر جاي دنيا رخ دهد ـ شروع مي‌کند، بعد مسئله را تحليل مي‌کند و در نهايت راه‌حل خودش را به صورتي ساده و کاربردي ارايه مي‌کند. توصيه مي‌کنم نوشته‌هاي برگمان را از دست ندهيد.
4 پاسخ به “آيا براي من از نظر زماني مي‌ارزد؟”
ای ول علی
کاملاً موافقم
حتما. در مورد مذاکره و برگزاري جلسات هم حتما خواهم نوشت.
این نوع مطالب بسیار مفید خواهند بود. اگر بتونی راجع به مدیریت جلسات و نحوه خلاصه کردن ارائه ها هم مطلبی بنویسی عالی میشه.
من بصورت متوسط در هفته نه جلسه حداقل 2 ساعته دارم که تمام انرژیم رو می گیره دنبال یک راه حل هستم که بتونم به یک روش موثرتر برسم