تعهد IT براي آينده: کمک به کسب و کارها براي کمک به خودشان

سوزان کرام يکي از جدي‌ترين نويسنده‌گان و متفکران دنياي مديريت IT است که وبلاگ معروف او روي سايت مجله‌ي هاروارد بيزينس يکي ريويو يکي از مفيدترين و جدي‌ترين پيشنهادات ممکن براي علاقه‌مندان به موضوعات مربوط به کاربردهاي IT در حوزه‌ي کسب و کار است.

هفته‌ي پيش سايت مجله‌ي هاروارد بيزينس ريويو با خانم کرام مصاحبه‌‌ي ويدئويي مفصلي داشت در مورد آينده‌ي صنعت IT و به عبارت به‌تر، نقش IT در دنياي آينده‌ در حوزه‌ي کسب و کار. اين مصاحبه را مي‌توانيد هم‌راه با اسلايدهاي‌اش در اين‌جا به صورت آن‌لاين ببينيد.

با توجه به سرعت بسيار بالاي (!) اينترنت در ايران، ديدن اين مصاحبه‌ي حدودا يک ساعته به صورت آن‌لاين مشکل است. بنابراين دو تا کار کردم تا بشود از اين مصاحبه‌ي بسيار عالي بهره برد. يکي اين‌که با يک روش محيرالعقول (!) فيلم مصاحبه را دانلود کردم (باور کنيد الان خودم هم ياد نمي‌آيد چي کار کردم!) فايل مصاحبه را اين‌جا آپلود کردم تا اگر کسي تمايل داشت مصاحبه را بتواند به صورت آف‌لاين و کامل مشاهده کند (حجم فايل حدود 80 مگابايت است.)

دومين کار هم ترجمه‌ي سرفصل‌هاي خلاصه‌ي اين مصاحبه در قالب همين پست بود (متن انگليسي‌ اين خلاصه را مي‌توانيد از اين‌جا به صورت فايل PDF دانلود کنيد.) با اين مقدمه مي‌رويم سراغ تعهد IT براي آينده از ديدگاه خانم سوزان کرام؛ يعني کمک به کسب و کارها براي کمک به خودشان:

• هر چقدر دنياي کسب و کار تغييرات شگرفي به خود ديده است، اما شيوه‌ي استفاده از IT در سازمان‌ها به همان روش 30 سال پيش است. بنابراين IT بايد منابع خودش را براي تمرکز بر چيزهايي که امروز براي آن داراي اهميت هستند ـ يعني دسترسي (Access)، کاربردها (Applications)، امنيت (Security) و نوآوري (Innovation) ـ آزاد سازد. در حقيقت در آينده IT بايد به سمتي برود که کارهاي امروز خود را به خود واحدهاي سازماني و افراد واگذار کند و اين تفکر را در سازمان نهادينه سازد: IT  يک سازمان نيست؛ يک دارايي است!
• هدف از کاربرد IT در کسب و کار به صورت تاريخي فراهم کردن زيرساخت تکنولوژيک مورد نياز سازمان براي ره‌بري در بازار بوده است (چيزي که حدود 70 درصد حجم فعاليت‌هاي امروزي IT را در بر مي‌گيرد)؛ چيزي که در عمل نيازهاي امروز سازمان به IT براي افزايش بهره‌وري کارکنان، مشارکت در دستيابي به اهداف سازماني و به‌کار گرفتن تکنولوژي‌هاي جديد براي اتصال دستگاه‌ها، منابع داده و انسان‌ها را تأمين نمي‌کند.
• در عمل مديران کسب و کاري هم نتوانسته‌اند IT را براي دستيابي به اين اهداف پاسخ‌گو نگاه دارند و هم خودشان در برابر ياد گرفتن کسب و به‌کارگيري تکنولوژي جديد مقاومت کرده‌اند!
• براي اين‌که IT دوباره با کسب و کار مرتبط شود بايد چند کار انجام شود:
  • تمرکز بر چيزهايي که مهم است (افراد از چه نرم‌افزارهايي استفاده مي‌کنند؟ آيا سطوح دسترسي درست تعريف شده؟ آيا کنترل نسخه‌ها درست انجام مي‌شود؟ و …)
  • مديريت IT به‌عنوان دارايي (IT صرفا يک واحد سازماني نيست؛ بلکه دارايي است که مي‌تواند براي سازمان قابليت ايجاد کند.)
  • واگذاري کارها به خود افراد (اجازه بدهيد افراد تجهيزات‌شان را خودشان تأمين و پشتيباني کنند؛ اما يک پلت‌فرم زيرساختي را هم طراحي کنيد که از طريق چيزي شبيه يک دسک‌تاپ مجازي بتواند اين هدف را تأمين کند.)
• خوب اين تغيير نقش IT در سازمان يعني چه؟ اين يعني چه را در شکل زير در قالب تفاوت وضعيت نرمال قديم و وضعيت نرمال جديد مشاهده مي‌کنيد:

• باز هم يک سؤل ديگر: سازمان‌هاي هوش‌مند در زمينه‌ي IT چه ويژگي‌هايي دارند؟ به عقيده‌ي خانم کرام در يک محيط هوش‌مند نسبت به IT، سه نقش حياتي براي IT وجود دارد:
  • قابل اعتماد بودن IT از طريق: تدوين استراتژي‌ها و سياست‌هاي تکنولوژي اثربخش، پايش عملکردها، توسعه و نوآوري (R&D)، معماري سازماني، هماهنگي با الزامات قانوني، مديريت ريسک و تأمين امنيت داده‌ها.
  • فراهم کردن صرفه‌ي مقياس: IT بايد دسترسي سازمان را به سرويس‌هاي تجاري ارزان قيمت و به صرفه (مانند: اي‌ميل، شبکه‌ها، آرشيوهاي فني و مستندات و تله‌کنفرانس‌ها) فراهم کند.
  • فراهم کردن خود ـ سرويس‌دهي: IT بايد خود ـ سرويس‌دهي را در سطح سازمان با مربي‌گري (Coaching ـ سلام امير!)، تأمين جعبه‌ابزارها (Toolkits)، واسطه‌گري در تجارت منابع داخلي بين واحدها (brokering resources) و مديريت روابط بين واحدهاي سازماني فراهم کند.
• خوب حالا چه بکنيم که به نقطه‌ي مطلوب برسيم؟ اين کار دو بخش دارد: بخشي برعهده‌ي واحد IT است و بخشي برعهده‌ي ره‌بران کسب و کار.
  • واحد IT بايد سه کار انجام دهد: تهيه‌ي يک Business Case براي وضعيت جديد (براي مشخص کردن اين‌که IT بايد انجام چه کاري را متوقف کند و سايرين انجام چه کارهايي را شروع کنند)، افزايش ميزان هوش‌مندي نسبت به IT در سازمان (ارزيابي سطح بلوغ IT در سازمان ـ براساس به‌عنوان مثال مدل مؤسسه‌ي گارتنر ـ و ميزان آمادگي براي تغيير) و سرانجام توقف کارهايي که ديگران مي‌توانند براي خودشان انجام دهند (واحدهاي کسب و کاري بايد داراي مهارت‌هاي زير باشند که بايد واحد IT به آن‌ها بياموزد: تعريف نيازمندي‌ها ـ Requirements ـ، مدل‌سازي و تحليل فرايندهاي کسب و کار، تست، مستندسازي و آموزش، مديريت تغيير، مديريت پروژه و استخراج داده‌ها براي گزارش‌دهي و تحليل.)
  • هم‌زمان ره‌بران کسب و کار هم بايد سه کار انجام دهند: سطح انتظارات خود را بالا ببرند (در واقع از تلاش‌هاي واحد IT براي ايجاد قابليت خود ـ سرويس‌دهي در واحدشان حمايت کنند)، افراد را پاسخ‌گو نگاه دارند (با استفاده از ابزارهاي تکنولوژيک و مبتني بر داده‌هاي واقعي) و اين اطمينان را ايجاد کنند که افرادي که از اين به بعد استخدام مي‌شوند، تکنولوژي را بفهمند!
• در وضعيت جديد واحدهاي کسب و کاري در مورد وضعيت IT خودشان نيز همانند عمل‌کرد مالي و منابع انساني‌شان پاسخ‌گو خواهند بود. بر اين اساس در سال 2012 تعداد افراد IT ـ کار سازمان در واحد IT کم‌تر از ساير واحدها خواهد بود!

نکات بسيار جالبي در اين مصاحبه مطرح شد که حسابي بايد روي آن‌ها فکر کرد. خانم کرام قبلا هم يک پست در وبلاگ‌شان در مورد آينده‌ي IT در سازمان‌ها نوشته‌اند که ظرف همين هفته يا هفته‌ي آينده آن را هم ترجمه خواهم کرد.