مدل فرايندي APQC PCF در ميدان عمل

مدل فرايندي APQC PCF براي دوستاني که در حوزه‌ي فرايندهاي کسب و کار مشغول کارند آشنا است. به صورت خلاصه بگويم مدل طبقه‌بندي فرايندي ارايه شده توسط مرکز بهره‌وري و کيفيت آمريکا (APQC) است که به نام (PCF (Process Classification Framework شناخته مي‌شود. اين مدل که از بررسي و الگوبرداري از صدها سازمان برتر جهاني به دست آمده، کليه فرايندهاي يک سازمان توليدي ـ خدماتي را در چهار سطح طبقه‌هاي فرايندي (Category)، گروه‌هاي فرايندي (Process Group)، فرايند (Process) و فعاليت‌هاي کسب و کار (Activity) ارايه مي‌کند. فرايندهاي سازمان در اين مدل به دو دسته فرايندهاي عملياتي و فرايندهاي مديريت و پشتيباني تقسيم مي‌شوند. اين مدل از هر نظر کامل‌ترين مدل مرجع فرايندي موجود در دنياي مديريت است که در آن تلاش شده تمامي فرايندهاي موجود سازمان، تا حد امکان تا سطح فعاليت شناسايي شوند. به اين ترتيب يک Best Practice کامل در مورد فرايندها ايجاد شده است که شما با استفاده از آن هم مي‌توانيد ببينيد که چه فرايندهايي را در سازمان‌تان لازم داريد و هم ببينيد آن فرايندها بايد به چه شکلي انجام شوند.

اين مدل داراي 5 فرايند اصلي و 7 فرايند پشتيباني است. اين تعريف از فرايند در سطح اول مدل به‌معناي همان طبقه‌هاي فرايندي (Category) است و نه فرايند به معناي مصطلحي که همه مي‌شناسيم. منطق مدل PCF براي تقسيم‌بندي فرايندها در سطح يک،منطقي کاملا وظيفه‌گرا (Functional) است: هر چند اين مدل يک کليت يک‌پارچه دارد، در عين حال هر بخش از آن هم به شکلي طراحي شده که مي‌توانيد به صورت جداگانه از آن استفاده کنيد. به اين ترتيب است که زيرفرايندهاي تکراري در مقايسه‌ي طبقه‌هاي فرايندي مختلف اين مدل زياد ديده مي‌شود (مثلا استراتژي که هم در فرايند اصلي “توسعه‌ي چشم‌انداز و استراتژي” وجود دارد و هم در فرايند پشتيباني “مديريت فناوري اطلاعات.”)

مدل APQC PCF ـ که ويرايش اول آن در سال 1992 با مشارکت بنياد APQC و گروهي از اعضاي اين سازمان تدوين شد و آخرين نسخه‌ي آن يعني 5.0.1. در سال  2008 منتشر شده‌ ـ داراي يک مدل فرا صنعتي (Cross-Industry) و 11 مدل خاص صنايع گوناگون (صنايع: هوا ـ فضا و دفاعي، خودروسازي، بانکداري، خبرپراکني، محصولات مصرفي، آموزش، توليدکنندگان انرژي الکتريکي، بالادستي نفت، پايين‌دستي نفت، دارويي و مخابرات) است. به اين ترتيب شما هم مي‌توانيد مدل اصلي را براي استفاده‌ي خودتان به‌کار بگيريد و هم در صورتي که در يکي از صنايع 11 گانه‌ي فوق فعاليت مي‌کنيد، از مدل خاص صنعت خودتان بهره‌برداري کنيد. مدل فرا صنعتي APQC را در شکل زير مشاهده مي کنيد:

مدتي بود دنبال فرصتي براي نوشتن درباره‌ي اين مدل مي‌گشتم که خوب بالاخره بهانه‌اش را پيدا کردم! بنياد APQC به تازگي نتايج پيمايش خود را در زمينه‌ي کاربرد مدل‌هاي مرجع فرايندي (از جمله مدل خودش) منتشر کرده است. نتايج اين پيمايش را مي‌توانيد از اين‌جا در قالب فايل PDF دانلود کنيد. چند نکته در اين تحقيق براي من بسيار جالب بود:

• دو شرکت ايراني (شرکت کيسون و بانک سامان) در ميان 76 سازمان مشارکت‌کننده در اين تحقيق بوده‌اند!!! عجيب‌تر اين‌که در صنعت بانک‌داري تنها شرکتي که مورد بررسي قرار گرفته بانک سامان بوده است. من به شدت کنجکاوم بدانم که انتخاب اين دو شرکت چطور اتفاق افتاده (يعني انتخاب شده‌اند يا خودشان اعلام آمادگي کرده‌اند)، فرايند تعامل ميان آن‌ها با APQC چطور بوده، فرايند دريافت اطلاعات به چه شکل بوده و موارد ديگري از اين دست (اميدوارم که از ميان کساني که درگير اين تعامل بوده‌اند يک نفر اين‌جا را بخواند و به اين پرسش‌ها پاسخ بدهد!)
• جنبش (!) اقتباس کردن از مدل‌هاي مرجع فرايندي تاريخ‌چه‌ي چنداني ندارد و طبق شواهد از حدود سال 1989 آغاز شده (جالب! يعني تقريبا هم‌زمان با طرح مباحث مهندسي مجدد توسط همر و چمپي.)
• امروزه همه تقريبا اهميت استفاده از اين مدل‌ها را درک کرده‌اند و به قول APQC اين سفر را آغاز کرده‌اند؛ هر چند اين حوزه هنوز جاي کار بسيار زياد دارد.
• 3 تا از مهم‌ترين دلايل استفاده از مدل‌هاي مرجع فرايندي به ترتيب عبارتند از: بهينه‌کاوي (Benchmarking) فرايندهاي سازمان، تعريف فرايندها در حالت بين ـ وظيفه‌اي (Cross-functional)  و مديريت محتوا.
• 70 درصد پاسخ‌دهندگان دارند خودشان را براي آغاز پروژه‌هاي مديريت فرايندهاي کسب و کار (BPM) گرم مي‌کنند. اين عدد در ميان استفاده‌کنندگان از مدل‌هاي مرجع فرايندي 90 درصد است.
• خوب از چه مدل‌هاي مرجع فرايندي استفاده مي‌شود؟ اغلب کساني که از مدل‌هاي مرجع فرايندي استفاده مي‌کنند گفته‌اند که اين مدل‌ها يا فراتر از نياز آن‌ها هستند و يا داراي نقص هستند. بنابراين 24 درصد از آن‌ها (بالاترين درصد نسبت به مدل‌هاي استاندارد موجود) گفته‌اند که مدل‌شان را خودشان با سفارشي‌سازي (Customization) مدل‌هاي استاندارد مي‌سازند. در ميان مدل‌هاي استاندارد مدل APQC PCF با درصد استفاده‌ي 22 درصد، اول است و مدل‌هايي مثل ITIL، زنجيره‌ي ارزش پورتر و COBIT و TOGAF به ترتيب در مقام‌هاي بعدي قرار دارند (جالب است که مثلا مدل مرجع معماري دولت فدرال آمريکا (FEAF) در رده‌هاي بسيار پايين قرار گرفته. اين يا بدان معنا است که هنوز پروژه‌هاي معماري فرايندي با پرو‌ژ‌هاي معماري سازماني خيلي مرتبط نشده‌اند يا اين‌که واقعا استفاده از FEAF خيلي گسترده نيست. من حدسم اين است که اولي بايد درست‌تر باشد.)
• 56 درصد شرکت‌کنندگان گفته‌اند که به‌کارگيري مدل‌هاي مرجع فرايندي براي آن‌ها منفعتي (حالا چه ملموس و چه غير ملموس) داشته است.

شکل چرخه‌ي عمر مدل‌هاي مرجع فرايندي هم از اين تحقيق واقعا نکات بسيار جالبي را در بردارد. اين شکل را هم به‌عنوان حسن ختام اين پست ببينيد:

پ.ن. من در زمينه‌ي سفارشي‌سازي، به‌کارگيري و طراحي فرايندهاي سازمان براساس مدل APQC PCF تجارب مفيدي داشته‌ام (رزومه‌ی من)‌ و بر این اساس برای ارائه‌ی خدمات مشاوره و آموزش به سازمان‌ها در زمینه‌ی بهبود و بازطراحی و بازمهندسی فرایندهای کسب و کار براساس مدل مرجع APQC PCF و سایر مدل‌های مرجع آمادگی دارم. در صورت تمایل مي‌توانيد برای دریافت کاتالوگ خدمات مشاوره و آموزش در این زمینه یا طرح سؤالات فنی خود با من تماس بگیرید.

به‌زودی بسته‌ی کاملی از مستندات و فایل‌های راهنمای مربوط به مهندسی فرایندها ـ به‌ویژه در حوزه‌ی مدل APQC PCF ـ (شامل: کتاب، راهنماها، فرم‌ها و تمپلیت‌های مربوط به فازهای مختلف مهندسی فرایندها، نمونه‌های بهترین فرایندها و …) برای استفاده آماده خواهد شد. برای اطلاع یافتن از عرضه‌ی این بسته جهت خریداری آن لطفا ایمیل‌تان را این‌جا ثبت فرمایید.