کار پروژه‌اي در برابر کار برنامه‌اي


خانم فرشته جعفري از من خواسته‌اند در مورد روش‌هاي درست برنامه‌ريزي بنويسم. بد نديدم روش برنامه‌ريزي خودم براي کار و زندگي ـ از جمله وبلاگ‌نويسي! ـ را بنويسم. اميدوارم مفيد باشد.

تجربه‌ي کار کردن در يک سازمان پروژه ـ محور من را با ويژگي‌هاي کار پروژه‌اي آشنا کرده است. از تعريف استاندارد پروژه يادمان هست که پروژه فعاليتي است موقتي که براي توليد يک خروجي منحصر به فرد به صورت موقتي در طول يک دوره‌ي زماني مشخص انجام مي‌شود. در برابرش، در طول يک سال اخير در شرکت مسئوليت‌هاي ديگري هم داشته‌ام که به‌نوعي در برابر مفهوم پروژه، به مفهوم برنامه نزديک‌تر بوده‌اند که در تعريفي که من براي برنامه‌ريزي شخصي و کاري دارم، بر روي ويژگي منحصر به فرد نبودن‌ و محدود نبودن‌شان به يک دوره‌ي زماني مشخص تأکيد دارم. مثال بزنم:  در طول يک هفته توليد گزارش X براي پروژه‌ي Y براي من يک کار پروژه‌اي است؛ اما تهيه‌ي خبرنامه‌ي آموزشي هفتگي شرکت يک کار برنامه‌اي است.

در زندگي شغلي و شخصي هم مي‌شود به کارها با همين ديدگاه نگاه کرد. چند مثال مي‌زنم تا بحث روشن‌تر شود: خواندن فلان کتاب که براي کارم به آن نياز دارم، گرفتن فلان مدرک يا گواهي‌نامه‌ي حرفه‌اي (حتي همين تافل يا آيلتس و جي‌مت و جي‌ آر اي خودمون!)، دنبال کردن کارهاي فارغ‌التحصيلي‌ دانشگاه‌ام و کارهايي از اين دست براي من، کارهاي پروژه‌اي هستند که بايد در يک دوره‌ي زماني مشخص، روي آن‌ها تمرکز کنم و از اول تا آخرش را در چند روز (يا چند ماه!) طي کنم تا به نتيجه‌ي مورد نظرم برسم. دقت کرده‌ايد که خود ما هم فارغ از آشنا بودن يا نبودن با مفهوم علمي پروژه، معمولا در زندگي‌مان اين کارها را پروژه مي‌ناميم؟ مثلا: “من پارسال پروژه‌ي بزرگ گرفتن کارت معافيت خدمت‌ام را به سرانجام رساندم!” در برابرش کارهاي ديگري هم هستند که به مفهوم برنامه نزديک هستند: رشد مستمر مهارت‌ها و توانايي‌هاي‌ام (مديريت اين فرايند رشد منظورم است؛ نه مثلا صرفِ گرفتنِ PMP!)، برنامه‌ريزي مالي، پيدا کردن منابع مالي جديد (!)، مديريت درآمدها و سرمايه‌گذاري‌ها، ياد گرفتن يک ساز موسيقي، اپلاي کردن براي تحصيل در يک دانشگاه معتبر خارجي، ازدواج (!) و چيزهايي شبيه اين‌ها که به ذهن من نمي‌رسند، مي‌شوند برنامه‌هاي زندگي.

يک مثال شايد ملموس‌تر وبلاگ‌نويسي من باشد. من يک سري اهداف کلي از وبلاگ‌نويسي دارم که برنامه‌هاي من را مشخص مي‌کنند. در مقابل، نوشتن همين پست مي‌شود پروژه‌ي امروز من!

همان‌طور که مي‌بينيد تمايز ميان “پروژه” و “برنامه” شخصي‌مان، در استمرار برنامه‌ها و طولاني مدت بودن فرايند دست‌يابي به اهداف مورد انتظار آن‌ها نسبت به پروژه‌ها است.

خوب با اين تعريف اوليه بروم سراغ روشي که ديگر کم‌کم به صورت ناخودآگاه براي برنامه‌ريزي کارهاي‌ام دارم:

  1. گام اول ـ تعيين بايدها: به کمک ابزار ترسيم نقشه‌هاي ذهني Mind Mapper، با توفان فکري (Brainstorming) با خودتان، کارهايي را که بايد در يک دوره‌ي زماني مشخص انجام بدهيد (To-Do List) فهرست کنيد. راست‌اش تجربه‌ي من نشان مي‌دهد که عموما برنامه‌ريزي براي يک سال و شش ماه و اين‌ها، جواب نمي‌دهد (شايد هم من نتوانستم!) اگر براي هفته‌ي آينده يا دو هفته‌‌ي ديگر برنامه‌ريزي کنيد و واقعا به اين برنامه‌ريزي متعهد باشيد، جواب عملي‌تري مي‌گيريد (پايين‌تر مفهوم تعهد را توضيح مي‌دهم.) حواس‌تان باشد که اين فهرست، اولويت‌بندي ندارد. هر چه مي‌خواهد دل تنگ‌تان بنويسيد!
  2. گام دوم ـ تعيين فهرست نبايدها: فهرست کارهايي را که نبايد انجام بدهيد (Not To-Do List) را هم به کمک مايند مپر دربياوريد (مثال: گودربازي مجموعا بيش از سه ساعت در روز!)
  3. گام سوم ـ تعيين برنامه‌ها در برابر پروژه‌ها: در اکسل، يک جدول درست کنيد و کارهايي را که در مايندمپر در فهرست To-Do نوشته‌ايد زير ستون اول ـ با عنوان موضوعات کاري (Work Subject) ـ بنويسيد. بعد دو تا ستون کنار ستون شماره‌ي يک درست کنيد: يکي از اين ستون‌ها عنوان‌اش مي‌شود برنامه‌ها (Plan) و ديگري طبعا پروژه‌ها (Projects)! از بالا به پايين فهرست‌تان شروع کنيد و مقابل موضوعات کاري فقط و فقط در يکي از ستون‌هاي برنامه / پروژه علامت بزنيد. اگر چند بار نتيجه‌ي کارتان را مرور کنيد تا خطاهاي احتمالي برطرف شوند بد نيست.
  4. گام چهارم ـ برنامه‌ريزي اجرا: حالا فهرست برنامه‌ها و پروژه‌هاي شما براي چند روز، چند ماه يا چند سال آينده مشخص است و بايد براي اجراي‌شان برنامه‌ريزي کنيد. شايد اين‌جا حساس‌ترين بخش‌ کار باشد. اين برنامه‌ريزي را چطور انجام دهيم؟ خوب به صورت کليشه‌اي بايد گفت که اول کارهاي پروژه‌اي و برنامه‌اي را اولويت‌بندي کنيد. روش‌اش با خودتان! بعدش من اين طوري کار را انجام مي‌دهم: اول به سراغ برنامه‌ها مي‌روم و سعي مي‌کنم به شکل عملي‌تري آن‌ها را به کارهاي پروژه‌اي بشکنم. بعد براي هر پروژه‌ حداکثر فرجه‌ي زماني مورد انتظار را مشخص مي‌کنم.  مثال بزنم: من با خودم قرار گذاشته‌ام که هر روز حتما حداقل يک پست در گزاره‌ها داشته‌ باشم. براي اين کار  مي‌شود هر روز گزاره‌ها يا شعر نوشت يا از کتاب‌ها نقل قول کرد، مطلب ديگران را کپي پيست کرد و الخ. اما برنامه‌ي من داشتن يک وبلاگ مديريتي و مشاوره‌ي مديريت و توليد محتوا در اين زمينه است. فلسفه‌ي وجودي پست‌هاي ثابت هفتگي گزاره‌ها به‌عنوان پروژه‌هاي هفتگي در همين است: توليد محتوا يعني من شنبه‌ها بايد حتما يک ترجمه داشته باشم، يکشنبه‌ها بايد يک مقاله را بخوانم و مرور کنم، سه‌شنبه‌ها يک مطلب جديد در مورد مشاوره‌ي مديريت از خودم بنويسم يا از جايي ترجمه کنم و جمعه‌ها لينک‌هاي هفته را مرور کنم. اين شيوه‌ي نگاه به برنامه‌ي وبلاگ‌نويسي، در واقع مجبورم مي‌کند هر هفته مطالب و مقالاتي که بايد را بخوانم. اما همه‌ي اين‌ها در کنار هم، مرا به يک هدف ديگر هم مي‌رسانند: خواندن مطالب ثابت مربوط به کارم در طول هفته و در نتيجه رشد شغلي و مهارتي! (شايد به‌نوعي اين‌ چهار پست ثابت هفتگي در کنار پست‌هاي ديگرم، تعريف من را از ماهيت و چيستي رشد شغلي و مهارتي هم نشان بدهند.) بنابراين ارتباط ميان پروژه‌هاي اجرايي‌کننده‌ي برنامه‌هاي‌تان را هم در نظر داشته باشيد. يا مثال ديگر: من مي‌خواستم معافيت از خدمت سربازي‌ام را پي‌گيري کنم (برنامه)؛ بنابراين مجبور بودم زمان‌هاي مشخصي از هفته دنبال تکميل مدارک‌ام و طي فرايندهاي اداري‌اش بدوم! (پروژه) اين، يکي از اولويت‌هاي اصلي زندگي من بود؛ در برابر مثلا ياد گرفتن يک ساز موسيقي.
  5. گام پنجم ـ اجراي برنامه‌ها: اما … چرا اغلب برنامه‌ها اجرا نمي‌شوند؟ تنبلي، ترس از شکست، سخت بودن کار کردن و بهانه‌ها و توجيهاتي شبيه اين‌ها!؟ راه‌حل چيست؟ من هيچ راهي جز ايجاد تعهد نمي‌شناسم. بارزترين مثال‌اش گزاره‌ها: همان قضيه‌ي هر روز يک پست جديد و پست‌هاي ثابت هفتگي. راست‌اش بعضي از وقت‌ها که براي پست ثابت هفتگي‌ام کاري نکرده‌ام، استرس مي‌گيرم! اين متعهد کردن خود، يک اجبار و الزام دروني است و هيچ کس نمي‌تواند آن را به شما تحميل کند. بنابراين بايد يک تصميم مشخص بگيريد و سر تصميم‌تان بايستيد. براي اين‌ کار من دو محرک‌ بزرگ مي‌شناسم: اولي مقايسه کردن و بزرگ‌نمايي مداوم لذت‌هايي که در پايان نصيب شما مي‌شود با سختي‌هاي کار است (لذتِ داشتنِ يک مدرک معتبر با امتياز خوب مثل تافل يا PMP، تعداد لايک‌هاي يک مطلب در گودر (!)، دريچه‌هايي که با رسيدن به يک هدف به روي شما باز مي‌شود ـ مثل امکان پاسپورت گرفتن و ترک کشور براي کار يا ادامه تحصيل براي مني که داشتم کارهاي معافيت سربازي را دنبال مي‌کردم ـ و …) و دومي ترساندن خود از عواقب انجام ندادن کار و بزرگ‌نمايي اين ترس (سربازي!!! خودش بزرگ‌ترين ترس است!)
  6. گام ششم ـ مديريت فرايند اجراي برنامه‌ها: خوب آستين‌ها را بزنيد بالا و برويد سراغ انجام کارها و به‌ترتيب انجام‌شان بدهيد. هر کاري را که سر وقت و درست انجام داديد به خودتان جايزه بدهيد (برم يک ربع گودر گردي!) و از آن طرف، براي انجام ندادن کارها هم خودتان را جريمه کنيد (گودر؛ چهار ساعت تعطيل و تمرکز روي کاري که عقب است!) اگر يادتان باشد يک فهرست Not To-Do هم داشتيد. براي کارهاي آن فهرست، برعکس عمل کنيد: اگر انجام‌شان نداديد به خودتان جايزه بدهيد و اگر انجام‌شان داديد خودتان را جريمه کنيد! شوخي و تعارف هم با خودتان نداشته باشيد لطفا.

در ادبيات علم مديريت هم اين روزها ثابت شده که هدف‌گذاري و برنامه‌ريزي بدون اجرا هيچ فايده‌اي ندارد. روش اجرا قطعا مهم‌تر است. بنابراين هر طور که برنامه‌ريزي کرديد؛ مي‌توانيد از بندهاي 5 و 6 براي اجراي برنامه‌هاي‌تان استفاده کنيد. موفق باشيد.

پ.ن. من قبل‌تر نوشته‌ها و ترجمه‌هايي در اين زمينه داشته‌ام از جمله:

اهداف‌تان را به مسیر خودشان بازگردانید

يک مشاور جوان در طول هفته چه بايد بخواند!؟

درسی برای برنامه‌ریزی

پيشنهاد مي‌کنم پست‌هاي مربوط به مديريت زمان امير مهراني را هم در اين زمينه دنبال کنيد.


12 پاسخ به “کار پروژه‌اي در برابر کار برنامه‌اي”

  1. سلام مجدد. من محل دانلود به صورت پی دی اف رو پیدا نکردم…

  2. سلام و تشکر. امکان دانلود پست‌ها به‌صورت PDF وجود داره‌ها؟ دقت بفرمایید هست. 🙂

  3. سلام. مطلب زیبای شما رو خوندم. انصافا عالی بود. یه پیشنهاد: چرا برای پست‌هاتون خروجی پی دی اف نمیذارید تا آدم این مقالات رو همیشه داشته باشه؟

  4. من از فونت استاندارد وردپرس استفاده مي‌کنم.

  5. لطفا اي‌ميل‌تان را چک کنيد. پاسخ سؤالات‌تان را آن‌جا داده‌ام.

  6. خواهش مي‌کنم و اميدوارم مفيد بوده باشد. 🙂

  7. سلام
    آقا مثل هميشه عالي بود. دستتون درد نكنه.
    يه راهنمايي ازتون مي خواستم: من ليسانس مديريت صنعتي دارم مي خواستم كار با نرم افزار مديديت پروژه را يباد بگيرم . رفتم مجتمع فني
    1. اولا ازبين msp،primavera p6 ,primavera p3 كدوم را شركت كنم؟
    2. مجتمع فني سطحش چطوره؟ جاي بهتري هست؟
    ممنون مي شم جواب بدي!

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.