هميشه در هر پروژه‌ي مشاوره اولين فاز پروژه شناخت وضعيت موجود است. همين‌جا معمولا يک چالش اساسي هم وجود دارد: چه اطلاعاتي را بايد از چه کسي و چگونه دريافت کرد؟ خوب البته پاسخ اين سؤال را بايد چارچوب و متدولوژي و برنامه‌ي مديريت پروژه‌ي مشاور بدهند. اما وقتي پاسخ اين سؤال معلوم شد و خواستيم وارد مرحله‌ي جمع‌آوري اطلاعات بشويم، يک سؤال ديگر مطرح مي‌شود: چه زماني مي‌توانيم مطمئن باشيم که همه‌ي اطلاعات مورد نياز با کيفيت مناسب جمع‌آوري شده‌اند؟
اين سؤال معمولا يکي از چالش‌هاي اساسي فاز شناخت وضعيت موجود است. هميشه کارفرما ـ و به‌ويژه مديران و کارشناسان کارفرما (به‌ويژه آن‌هايي که با موضوع پروژه، اهداف و نتايج‌اش آشنايي ندارند) ـ نگران جا افتادن اطلاعات مهم توسط مشاور است. براي همين است که معمولا گزارش‌هاي شناخت وضعيت موجود بارها و بارها ويرايش اصلاحي مي‌خورند و دست آخر هم احتمالا محدوديت‌هاي زماني و ايجاد تأخير در پروژه است که کارفرما را مجبور مي‌کند ديگر بي‌خيال گير دادن به کفايت و کيفيت اطلاعات شود. اما آيا راهي براي مديريت اين چالش ـ و نه حل آن که عملا بسيار مشکل است ـ وجود دارد؟
چند راه در اين زمينه به نظر من مي‌رسد:
- شايد يک راه خوب اين باشد که ببينيم قبل از آغاز جمع‌آوري اطلاعات و با در نظر گرفتن متدولوژي و چارچوب مشاور، کارفرما انتظار دارد مشاور چه اطلاعاتي را جمع‌آوري کند؟ اين‌جا با کارفرما بجنگيم احتمالا بهتر است تا آخر فاز شناخت وضع موجود!
- مشاور بايد به کارفرما نشان دهد که همه‌ي سرفصل‌هاي اطلاعاتي که بايد طبق چارچوب و متدولوژي‌اش جمع‌آوري مي‌شدند، را جمع‌آوري کرده است.
- مشاور مي‌تواند به کارفرما نشان دهد که با اطلاعات جمع‌آوري شده بعدا قرار است چه کند؟ در واقع چطور قرار است فعاليت‌‌هاي تحليلي و تدوين وضعيت مطلوب را پيش ببرد. يا به‌عبارت ديگر هر يک از اين اطلاعات جمع‌آوري شده، دقيقا روي ساختن چه بخشي از مدل مطلوب سازمان تأثير مي‌گذارند؟
حالا جدا از اثبات اين موضوع به کارفرما، خود منِ مشاور کِيْ بايد مطمئن باشم که اطلاعات کافي جمع‌آوري شده است؟ مي‌شود همان کارهاي بالا را مشاور براي خودش هم انجام دهد؛ اما جايي مي‌خواندم که مشاور براي اطمينان قلبي (!) خود بايد به چهار سؤال پاسخ “بله” بدهد:
- آيا همه‌ي اطلاعات جمع‌آوري شده قابل کاربردند؟
- آيا همه‌ي اطلاعات مرتبط جمع‌آوري شده‌اند؟
- آيا همه‌ي اطلاعات ضروري و پايه‌اي جمع‌آوري شده‌اند؟
- همين الان با اين اطلاعات مي‌توانم سيستم مطلوب را بسازم؟
نظر شما چيست؟
یک پاسخ به “آيا اطلاعات جمع‌آوري شده کافي است!؟”
البته من طراحی سیستم کار نکردم ولی به نظرم قبل از جمع آوری هر نوع اطلاعات و انجام هر نوع تحلیل بهتر است بپرسید: خوب که چی؟! یعنی بپرسیم: حالا فرض که ما این اطلاعات را جمع آوری و تحلیل کردیم. به چه دردی می خورد؟ آیا مسئله کنونی ما را حل میکند یا اینکه فقط تحلیل جالبی از آب در می آید که شاید کاربردی هم پیدا کند؟ چون مسلماً دنیای کسب و کار با دنیای آکادمیک فرق می کند. در دومی فقط پول خرج می کنند در راه توسعه علم و دانش ولی در اولی انتظار دارند از هر یک تومان هزینه دو تومان درآمد دربیاید!