سياست شركت در مورد اي‌ميل سازماني چگونه بايد باشد؟


بعضي وقت‌ها سؤالات جالبي از من مي‌شود كه پس از پاسخ گفتن به آن‌ها به‌نظرم مي‌رسد نكات مطرح شده براي ديگران هم قابل استفاده است. چند وقت پيش يكي از خوانندگان محترم گزاره‌ها اين سؤال را از من پرسيدند: “براي بازاریابی و فروش یک شرکت ایمیل سازمانی نیازه. بهتر است یک ایمیل به‌صورت عمومی برای افراد (4 نفر) ساخته شود یا هر کس ای‌میل سازمانی جدا داشته باشد؟”

جالب! ما خودمان هم هميشه اين مشكل را در شركت‌هاي محل كارم داشته‌ايم: اين‌كه اي‌ميل شركتي براي بخش‌هاي مختلف داشته باشيم يا نه؟ اين‌كه چه كساني بايد اي‌ميل سازماني داشته باشند؟ و اين‌كه آيا افراد از اي‌ميل شخصي‌شان (مثلا جي‌ميل‌شان) براي كارهاي شركت استفاده كنند يا نه؟ (البته هميشه آخرش هم اگر چه براي همه اي‌ميل سازماني ايجاد مي‌شد؛ اما همه از جي‌ميل‌شان استفاده مي‌كردند!)

اما رويه‌ي درست در مورد اي‌ميل‌هاي سازماني بايد چگونه باشد؟ به‌نظرم اين نكات شايد بتوانند به تصميم‌گيري در اين زمينه كمك كنند:

عموما حرفه‌اي‌تر اين است كه يك اي‌ميل سازماني براي هر واحد سازماني داشته باشيم و هر كدام از افراد هم اي‌ميل سازماني اختصاصي خودشان را. اما چند نكته در اين زمينه وجود دارد:

1- داشتن اي‌ميلِ فرديِ سازماني براي افراد باعث مي‌شود كه آن‌ها احساس كنند براي سازمان مهم‌ هستند و به آن‌ها نگاه بلندمدت وجود دارد.

2- داشتن ايميل  فرديِ سازماني باعث مي‌شود ذي‌نفعان بيروني سازمان (از جمله مشتريان) احساس به‌تري در مورد سازمان پيدا كنند و به سازمان نگاه حرفه‌اي‌تري داشته باشند.

3- اما در عين حال اين مشكل وجود دارد كه ممكن است در يك نگاه بسيار بدبينانه افراد با ديگران روابط ناسالم ايجاد كنند.

بنابراين توصيه مي‌كنم كه براي هر يك از افراد يك ايميل سازماني تعريف كنيد؛ اما با اين سياست‌گذاري:

1- افراد اي‌ميل‌هايي كه به ذي‌نفعان بيروني مي‌خواهند بزنند را از اي‌ميل سازماني خود ارسال كنند. هيچ كس نبايد از اي‌ميل غيرسازماني براي كارهاي سازمان استفاده كند.

2- از ذي‌نفعان بيروني خواسته شود اي‌ميل‌هاي خود را به آدرس اي‌ميل سازماني فرد مورد نظر بفرستند و يك نسخه را هم براي اي‌ميل اصلي بخش مورد نظر ارسال كنند. يك راه‌ ديگر هم اين است كه اي‌ميل‌ها صرفا به آدرس اي‌ميل بخش مورد نظر اراسل شود و مدير واحد شخصا اي‌ميل‌ها را براي كارشناس مورد نظر ارسال كند.

3- كارشناسان بايد موظف باشند در تنظيمات ايميل‌ سازماني‌شان، قسمت “فرواردينگ” را فعال كنند تا هر ايميلي به آدرس آن‌ها ارسال شد به آدرس ايميل واحد سازماني‌شان هم ارسال شود.

4- براي حفظ حريم شخصي كاركنان، اين الزام وجود داشته باشد كه تحت هيچ شرايطي افراد حق استفاده از اي‌ميل سازماني را براي مسائل خصوصي و شخصي خود نداشته باشند و در صورت مشاهده با فرد مورد نظر برخورد شود.


2 پاسخ به “سياست شركت در مورد اي‌ميل سازماني چگونه بايد باشد؟”

  1. چه خوب که در این مورد نوشتی. برای خودم هم همیشه این مشکل وجود داشت. برای نوزادی که کم‌وبیش در جریان تولدش هستی مدتی با همین مشکل سروکله زدم و نهایتاً به این نتیجه رسیدم که برای شرکت کوچک ما که ممکن است یک نفر کار بیش از یک واحد را انجام دهد و افراد فعلی هم بسیار ممکن است با هم جابجا شوند، برای هر پست سازمانی یک ایمیل ساختم و این‌طور برنامه‌ریزی کردم که از این پس هر فرد تازه‌وارد ایمیلی به نام خود خواهد داشت که به رسمیت ایمیل اصلی هر واحد نیست، اما همان حس خوب «شرکت خودم» را به آن‌ها می‌دهد. در مورد بند دوم نوشته‌ات به تجربه دریافته‌ام که درخواست از بیرونی‌ها برای انطباق با استانداردهای ما (مثلا الزام آن‌ها به وارد کردن cc واحد اصلی) راه به جایی نمی‌برد. آن‌ها در بهترین حالت یکی دو بار گوش می‌دهند و بعد فراموش می‌کنند و نمی‌شود دائم مزاحمشان شد. راه حل فورواردر است، اما باز هم نه آن‌طور که در بند سوم نوشتی. همکاران هم ممکن است فراموش کنند یا در سناریوی بدبینانه‌ای که اشاره کردی، گاهی آن را غیرفعال کنند و گاهی فعال نگه دارند. راه حلی که به آن رسیدم، تنظیم فوروارد در cpanel بود. به این ترتیب که از هر ایمیل دریافتی یا ارسالی، یک نسخه روانه‌ی ایمیل پشتیبان می‌شود و چون در فضا محدودیت داشتیم، محتویات ایمیل پشتیبان را به یک حساب گوگل روانه کردم تا هم نسخه‌ای پشتیبان از همه‌ی مکاتبات در جایی امن داشته باشیم هم در صورت لزوم بتوانیم همه‌چیز را از جایی فراتر از دسترسی همکار و مشتری، رصد کنیم. قاعدتاً برای یک شرکت بزرگ چنین کاری بسیار سخت است که آن‌ها هم می‌توانند فورواردرها را به ایمیل‌های فرعی‌تر تقسیم کنند.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.