در بخش اول این مقاله درباره‌ی لزوم داشتن یک فرایند ساده اما منطقی برای برنامه‌ریزی کسب‌وکاری در سال جدید سخن گفتیم. هم‌چنین در آن‌جا گام اول فرایند برنامه‌ریزی یعنی ارزیابی کارایی برنامه‌ها را بررسی کردیم. در بخش دوم مقاله، گام‌های دوم و سوم فرایند برنامه‌ریزی کسب‌وکار در سال جدید را به‌صورت مختصر توضیح می‌دهیم:
گام دوم: تحلیل اثربخشی برنامه‌ها
بسياري از سازمان‌ها داراي برنامهي بلندمدت يا استراتژيک هستند که جهت‌گیری حرکت درست سازمان را مشخص می‌کند. برنامه‌ی استراتژیک در برش‌های سالانه و در قالب برنامه‌های عملیاتی به‌اجرا درمی‌آید. از آن‌جایی که برنامه‌های عملیاتی عموما از جنس اقدامات اجرایی و دستاوردهای کمّی هستند، معمولا ارزیابی آن‌ها در قالب تحلیل کارایی ـ گام قبل صورت می‌پذیرد. اما محیط متغیر و پرتلاطم کسب‌وکار، بازنگری استراتژی‌های کسب‌وکار را در پایان هر سال ناگزیر می‌سازد. چنین بازنگری در عمل تبدیل به تحلیل کیفی و در واقع بررسی میزان اثربخشی برنامه‌ها و استراتژی‌ها می‌شود.
فرایند بازنگري استراتژي شبیه فرايند اصلی تدوين استراتژي است؛ با این تفاوت که در طی آن سازمان با سؤالات متفاوتي مواجه است. هدف این است که مدیران سازمان با بررسی دستاوردهای سازمان و تجربیات خود و همکاران‌شان در سال گذشته تلاش کنند تا برنامهي بازنگري و به‌روز شده‌ای را مطابق با واقعيات و مقتضيات محیط کسب‌وکار و صنعت محل فعالیت خود تدوین نمایند.
در اين زمينه چند سؤال زير مي‌توانند ياري‌بخش باشند:
- آيا برنامه‌ی تدوین شده در عمل نیز توجيه‌پذیر و واقع‌گرایانه بوده است؟
- آيا اجزای مختلف برنامه با یکدیگر پيوستگي و هماهنگي دروني داشته‌اند یا این‌که در زمان اجرا تناقضاتی در برنامه کشف شده‌اند؟
- آيا پیش‌فرض‌ها و محتوای برنامه‌ی تدوین شده با موضوعات حياتي و فرضيات اساسي محیط کسب‌وکار در ابتدای سال جدید هم‌خواني دارد؟
- آیا مدیران به‌صورت ذهنی و عملی نسبت به موضوع محوري استراتژي ـ يعني رقابت ـ آگاه بوده و به اجرای آن متعهد بوده‌اند؟
- آیا سازمان شایستگی‌‌های درونی لازم براي اجراي موفق برنامه را در اختیار دارد؟ آیا در مورد توسعه‌ی شایستگی‌هایی که دارای ضعف بوده‌اند اقدامی صورت پذیرفته است؟
- آيا کارکنان این برنامه را فهمیده‌اند؟ آیا نسبت به انجام اين برنامه متعهد بوده‌اند؟
- آيا همه‌ي بخش‌های سازمان باید در اجرای برنامه درگیر شوند يا تمرکز برنامه در يک يا چند واحد محدود کفایت می‌کند؟
- آيا درستی ايده‌هاي محوري برنامه در عمل اثبات شده است؟
- آيا نيازمندي‌هاي برنامه با وضعيت منابع سازماني (نيروي انساني، مالي، ابزارها و تجهيزات و مانند آن‌ها) متناسب هستند؟
با پاسخ‌گویی به این سؤالات، مجموعه‌ای از نکات محوری و کلیدی برای اصلاح برنامه‌های کلان و استراتژیک و تدوین برنامه‌های عملیاتی در سال جدید به‌دست می‌آورند.
گام سوم ـ تدوين برنامه‌های سال جدید
پس از ارزیابی گذشته و استخراج نکات محوری برنامه‌های سال جدید می‌توانید تدوین برنامه‌های سال جدید را آغاز کنید. معمولا فرایند برنامه‌ریزی با تعیین هدف‌ها آغاز و با مشخص کردن مجموعه اقدامات اجرایی پایان می‌پذیرد. اما فرایند برنامه‌ریزی به روش معمول آن در سازمان‌ها بسیار زمان‌بر است. برای حل این مشکل یک رویکرد جدید برای انجام فرایند برنامه‌ریزی تحت عنوان رویکرد “سریع” نیز در سال‌های اخیر در جهان متداول شده که داراي چهار گام اصلي است:
- تمرکز کنيد: با بررسی نکات محوری استخراج شده از ارزیابی برنامه‌ها در سال قبل و تحلیل وضعیت روندهای بازار، تصور کنيد بازارها و صنايع مربوط به کار شما طي 5 تا 10 سال آينده چه شکلي خواهند داشت. با کمک تکنیک برنامه‌ريزي سناريو، آينده‌هاي جايگزين را در نظر بگيريد و احتمال وقوع هر سناريو و پيامدهاي آن را براي شرکت و رقبا بسنجيد. تمرينات و آزمايش‌هاي خلاقانه‌اي انجام دهيد و طرح‌هايي را پيدا کنيد که احتمال تحقق آينده‌اي مناسب را براي شرکت شما افزايش دهند.
- انتخاب کنید: از میان سناریوهای برنامه‌ی تدوین شده، دو يا سه طرح عملي‌تر را انتخاب کنيد؛ طرح‌هایی که اگر طي 6 تا 12 ماه آينده اجرا شوند، حرکت کسب‌وکار شما را به سوي آينده‌ي مطلوب آن تسريع خواهند کرد. سپس منابع کلیدی مورد نیاز اين طرح‌ها را تخصیص دهید و معيارهای سنجش موفقيت آن‌ها را تعيين کنيد.
- محدودیت‌ها را بشناسید: مشخص کنید که چه چیزهایی ممکن است مانع از حرکت شما به‌سوي تحقق طرح‌های منتخب شوند. به‌ويژه دو يا سه مانع مهم سازماني را مشخص کنيد که اگر برطرف شوند، سرعت فرايند اجرا به شکل قابل توجهي افزايش خواهد يافت.
- یکپارچه‌‌سازی کنید: تمام فعاليت‌هاي فوق را يکپارچه کنيد و یک بسته از اقدامات اجرایی با هدف مشخص و معیار سنجش معین را تولید کنید که در آن مسئولیت‌ها و نقش‌ها و وظایف همه‌ی اعضای سازمان مشخص شده باشد. تلاش کنید در تدوین این بسته‌ی اقدامات اجرایی به تمامی سؤالات زیر پاسخ مناسبی بدهید:
- چه کارهایي می‌خواهیم انجام دهیم؟
- هر یک از این کارها را به چه روشي می‌خواهیم انجام دهیم؟
- هر کار باید در چه زماني آغاز شود و به‌پایان رسد؟ تقدم و تأخر کارها به چه شکل است؟
- هر کار لازم است در چه جايي انجام شود؟
- مسئولیت هر کار با چه کسی است؟ چه کسانی باید به او کمک کنند و چگونه؟
- تحقق هدف با انجام کارهای مشخص شده نيازمند چه منابعي اعم از انساني، مالي، ابزار و تجهيزات و … است؟
حالا زمان اجرای برنامه‌های سال جدید است. فراموش نکنید که بهترین برنامه بدون اجرای درست و دقیق نمی‌تواند باعث موفقیت کسب‌وکار شما شود. کلید موفقیت در اجرای برنامه‌ها حرکت گام به گام و تعهد به برنامه‌ی تدوین شده است.
پ.ن. این مقاله پیش از این در شماره‌ی اردیبهشت ماه سال 1394 ماه‌نامه‌ی تدبیر به چاپ رسیده است.