موضوع: به گروه كاري جديد ما مي‌پيونديد؟
موضوع: زمان ملاقات براي صرف قهوه
موضوع: درخواست براي امتحان نسخه بتاي يك نرم‌افزار تحت وب جديد
موضوع: ثبت‌نام براي مجموعه سخنراني‌هاي سال 2010
اگر اي‌ميل شما در سال جديد شبيه مال من باشد، پر خواهد بود از درخواست‌ها و دعوت‌نامه‌هايي شبيه اين‌ها. مشكلي كه در مورد تعطيلات سال نو وجود دارد اين است كه هر كسي تصميم مي‌گيرد كار بيش‌تري را در يك زمان مشخص انجام دهد. بنابراين ژانويه هر سال مجموعه‌اي از مشتريان پر شور و اشتياق، پروژه‌هاي جذاب و تعهدات دست‌يافتني را به دنبال مي‌‌آورد. در اين زمان است كه ما تصميم مي‌گيريم فناوري‌هاي جديد را امتحان كنيم، به كانال‌هاي ارتباطي جديد متعهد گرديم و با وب سايت‌هاي جديد آشنا شويم.
مي‌توانيد دنبال عوامل تحريك‌كننده و جذابي كه با اين فرصت‌هاي جديد پديد مي‌آيند بگرديد، اما اوضاع خيلي هم متفاوت نخواهد بود. اگر هوشيار نباشيد، با “روز گروندهاگي” [روز دوم فوريه كه به عقيده عوام اگرآفتابي باشد نشانه آن است كه از زمستان 6 هفته باقي مانده است و اگر ابري باشد نشانه اوايل بهار است] شلوغ و خسته‌كننده مواجه خواهيد شد. شما بايد براي انتخاب فرصت‌هاي پيش روي‌تان، گزينشي عمل كنيد ـ و به كنار گذاشتن فعاليت‌هايي كه مدت‌ها است درگير آن‌ها هستيد مقيد باشيد تا فضا براي پروژه‌هاي جديد باز شود. به بيان ديگر شما مجبوريد كه به شكل مودبانه و اثربخشي “نه”هاي پي در پي بگوييد.
خبر خوب اين است كه فناوري مشابهي كه مي‌تواند بار كاري شما را زياد كند، مي‌تواند به شما براي “نه” گفتن هم كمك كند. در اين‌جا من به شما نشان مي‌دهم كه چطور از رايانه‌ام و وب اجتماعي (Social Web) به‌عنوان هم‌ياراني در “نه” گفتن بهر‌ه‌برداري مي‌كنم:
اهداف‌تان را مشخص كنيد: قبل از “نه” گفتن، براي خودتان روشن كنيد كه به چه چيزهايي مي‌خواهيد “بله” بگوييد. سايت‌هاي مثل 43Things.com و SuperViva.com از كاربران‌شان مي‌خواهند فهرستي از اهدافي كه مي‌خواهند به آن‌ها برسند و تجربياتي كه مي‌خواهند به دست بياورند، درست كنند. صرف وقت براي نوشتن آروزهاي‌تان مي‌تواند به شما در روشن كردن اين‌كه چه چيزهايي براي شما مهم است، مي‌خواهيد در سال جديد به كجا برسيد و جلب حمايت جامعه در راه رسيدن به آن اهداف، كمك كند.
تعهدات خود را اولويت‌بندي كنيد: از يك نرم‌افزار صفحه گسترده (مثل اكسل) براي شناسايي همه پروژه‌هايي كه بر روي آن‌ها كار مي‌كنيد ـ حتي پروژه‌هايي كه تنها در ذهن‌تان به آن‌ها انديشيده‌ايد، اما مي‌دانيد كه مي‌خواهيد آن‌ها را شروع كنيد ـ استفاده كنيد. در ستون كناري اولويت هر پروژه را در مقياس 5-1 براساس ميزان حريص بودن‌تان براي انجام آن پروژه مشخص كنيد. سپس در ستون سوم اسامي افرادي را كه مي‌توانند در انجام هر پروژه به شما كمك كنند را بنويسيد. فهرست پروژه‌هاي‌تان را براساس اولويت مرتب كنيد و غير از پروژه‌هاي بااولويتي كه فقط و فقط بايد توسط شخص شما انجام شوند، بقيه را كنار بگذاريد.
“نه” گفتن را براي خودتان آسان كنيد: وقتي اي‌ميل من از پيام‌هاي پاسخ داده نشده انباشته مي‌شود، شما مي‌توانيد شرط ببنديد كه صندوق پستي الكترونيكي من از اي‌ميل‌هايي انباشته شده كه نيازمند “نه” گفتن هستند؛ چيزي كه من نمي‌توانم آن را به راحتي پذيرم. براي آن‌‌كه اين فرايند را راحت‌تر كنيد، من فايل‌هاي امضا شده (Signature Files) مختلفي را در نرم‌افزار مديريت ميل خودم ايجاد كرده‌ام كه حاوي پيام‌هاي “نه” مؤدبانه براي شرايط گوناگون است. من دوست داشتم به شما بپيوندم، اما برنامه زماني من براي ماه آينده واقعا تكميل است / از اين‌كه به ما فكر كرديد متشكريم، اما در شرايط فعلي ما تنها به يك گروه از مشتريان خدمات ارايه مي‌كنيم / پيشنهادتان پروژه جذابي به نظر مي رسد، اما اين ماه من در مورد فعاليت‌هاي داوطلبانه‌ام به فرد ديگري قول داده‌ام. استفاده از اين روش، انرژي لازم را براي تحمل بار سنگين مسئوليت “نه” گفتن كاهش مي‌دهد!
ارتباطات بر خط (آن‌لاين) خودتان را ساده و مؤثر كنيد: بين اي‌ميل، پيام‌هاي متني، شبكه‌هاي اجتماعي و اي‌ميل صوتي و ديگر شكل‌هاي ارتباطي، شما ده نوع رسانه مختلف را كه بايد هر روز (اگر نگوييم هر ساعت) آن‌ها را پردازش كنيد، در اختيار داريد. يك “شوينده ديجيتال” را كه به شما در ارزيابي تأثيري كه اين رسانه‌ها بر بهره‌وري و شايد شما مي‌گذارند كمك مي‌كند در نظر بگيريد. يك هفته ارتباطات بر خط خودتان را به شدت كاهش دهيد. در آخر آن هفته، آن اكانت‌هايي را كه زمان بيش‌تري نسبت به ارزش‌شان به خود اختصاص مي‌دهند را حذف كنيد؛ يا پروفايل خود را در آن شبكه‌ها به شكلي ويرايش كنيد كه به افراد اين پيغام را بدهيد كه ترجيح مي‌دهيد از راه‌هاي ديگري با شما تماس گرفته شود.
نه را به پاسخ “پيش‌فرض” خود تبديل كنيد. براي “نه” گفتن به همه دعوت‌نامه‌هاي شبكه‌هاي اجتماعي جديد، پروژه‌ها و رويدادها آماده كنيد. “بله” را تنها وقتي بگوييد كه دعوت‌نامه يا فرصت پيش آمده مجموعه كوچكي از معيارها را پاسخ‌گو باشند. به‌عنوان مثال من به دنبال كنفرانس‌هايي هستند كه توسعه كسب و كار (جذب مشتري)، توسعه حرفه‌‌اي (بهبود مهارت‌ها يا دانش) و توسعه شخصي (احيا يا رشد شخصي) را تركيب مي‌كنند و تنها در رويدادهايي شركت مي‌كنم كه حداقل دو تا از سه ارزش فوق را براي من در برداشته باشند. معيارهاي خود را بنويسيد و آن‌ها را جايي جلوي چشم‌تان بچسبانيد يا آن‌ها را به شكل ديجيتال روي مانيتور رايانه‌تان قرار دهيد. خيلي زود شما تنها به فرصت‌هايي “بله” مي‌گوييد كه مجموعه معيارهاي مورد نظر شما را پاسخ مي‌دهند.
هيچ يك از راه‌كارهاي فوق اضطرابي را كه از “نه” گفتن پديد مي‌آيد يا ترس از اين‌كه شما ممكن است يك موقعيت عالي را از دست دهيد، كاملا از بين نمي‌برند. اما اين دقيقا به همين علت است كه “نه” گفتن آن‌قدر مشكل است كه ما به ابزارها و سيستم‌هايي كه اين كار را براي ما آسان‌تر كنند يا آن را براي ما به شكل عادت در بياورند، نيازمنديم. هر چقدر بيش‌تر “نه” بگوييد، در مواجه شدن با پروژه‌ها يا فعاليت‌هاي محدود اما بسيار بااهميت كه نيازمند يك “بله” بزرگ هستند موفق‌تر خواهيد بود.