نوشته‌ي جينا تراپاني
محل کارتان هم‌چون اتاقک خلباني شما در طول روز کاري شما است. اگر شما نمي‌توانيد گيچ‌ها (Gauges) و کنترل‌ها را به سرعت و به صورت اثربخش پيدا کنيد، دچار مشکل شده‌ايد. خوشبختانه چند تکنيک ساده سازماندهي مي‌تواند ميز، پارتيشن و يا دفتر شما را براي ارتقاي بهره‌وري کارتان مناسب سازند:
عرشه را تميز کنيد! آرنج‌ها و مغز شما براي انجام آن‌چه در آن به‌ترين هستند به فضا نيازمندند؛ بنابراين شما مجبوريد که درهم‌ريختگي‌ها را منظم کنيد. آن توده کاغذهاي مختلف انباشته شده در آن طرف، جعبه‌هاي پر از مدارک در آن کنار و آن بروشورهاي همايش پارسال را مي‌بينيد؟ همه‌شان بايد بروند. “خارج از ديد؛ خارج از ذهن” اصل هدايت‌گر ما در اين‌جا است. هر چيزي را که به فکر کردن به آن به صورت روزانه نياز نداريد کنار بگذاريد (و حتي از آن به‌تر دور بريزيد!) براي همه مستنداتي که به آن‌ها نياز داريد يک محل معقول پيدا کنيد و خود را به نگهداري آن‌ها در آن‌جا متعهد کنيد. هر وقت اين کارها را بکنيد، يک آيتم کاري را که به فکر کردن يا تصميم‌گيري نياز ندارد کنار گذاشته‌ايد.
فقط اقلامي را که مورد استفاده مکررتان هستند در دسترس نگهداريد. ابزارهاي محل کار و کاغذهاي‌تان را به دو گروه تقسيم‌بندي کنيد: آن چيزهايي که بايد دم دست‌تان باشند و آن‌هايي که نبايد در اين فضا قرار بگيرند. همين الان که پشت ميزتان نشسته‌ايد هر چيزي را که دست‌تان به آن مي‌رسد و مي‌توانيد آن را لمس کنيد در نظر بگيريد. آيا چيزي وجود دارد که خيلي کم از آن در طول هفته استفاده کنيد؟ کنارش بگذاريد (يادآوري: حواس‌تان باشد چيزي که خاک‌گرفته است، به اين معنا است که نبايد آن‌جا باشد!) حالا به اين فکر کنيد که آيا چيزي هست که به شکل مرتب از آن استفاده کنيد و خارج از دسترس‌تان باشد؟ آن را جايي روبروي خودتان بگذاريد. مثلا اگر از پانچ‌تان به ندرت استفاده مي‌کنيد، آن را در کمد وسايل پشتيباني بگذاريد. ولي اگر آدمي هستيد که سريعا بايد چيزهايي را يادداشت کنيد، هميشه يک دفترچه و يک مداد را پهلوي پد موس‌تان بگذاريد.
يک باند پرواز درست کنيد! شما هر روز با تعدادي وسيله مشخص به سر كار مي‌آييد: موبايل‌تان، کيف دستي، کيف پول، پاکت، دسته کليد، پول خرد و … . يک باند پرواز درست کنيد که بتوانيد وقتي از راه مي‌رسيد وسايل‌تان را در آن بگذاريد و وقتي مي‌رويد وسايل‌تان را از آن برداريد. اگر کاغذهاي گزارش‌ها و نامه‌ها هر روز ميزتان را پر مي‌کند، از يک “کازيه” براي نگهداري آن‌ها استفاده کنيد. اطراف اين کازيه را خلوت کنيد و سپس، عمليات ثبت و خروج يا هر کار ديگري که بايد روي محتويات آن انجام شود را هر روز انجام دهيد.
چيزهاي مرتبط را کنار يکديگر بگذاريد! زماني را که دنبال ابزارها، گزارش‌ها يا کاغذهاي‌تان مي‌گرديد را با گروه‌بندي چيزها براساس وظيفه کاري مرتبط‌تاشان کاهش دهيد استامپ‌ها را نزديک نامه‌ها، مدادها و خودکارهاي‌تان را نزديک دفترتان، پوشه‌هاي خام را نزديک قفسه‌تان، جوهر را نزديک پرينترتان، کاغذخردکن را نزديک سطل زباله نگهداريد و … اين واضح‌ترين توصيه سازماندهي در جهان است تا وقتي که بخواهيد نامه‌اي را ارسال کنيد و استامپ‌هاي‌تان را پيدا نکنيد …
خودتان را راحت کنيد! شما اغلب زمان بيداري‌تان را در محل کارتان مي‌گذرانيد؛ پس مي‌ارزد که به انتخاب درست ميز و صندلي‌تان و تنظيم درست ارتفاع آن‌ها، انتخاب موس و صفحه‌کليدي که براي مچ‌ها و دست‌هاي‌تان مناسب باشند و تنظيم درست کنتراست و رزولوشن مانيتورتان توجه زيادي بکنيد تا چشم‌هاي‌تان و بدن‌تان در طول ساعت‌هاي طولاني کار خيلي خسته نشوند. حواس‌تان باشد که معيار اصلي راحتي، بدن شما است!
به شيوه کارتان توجه کنيد و برحسب نياز آن را تنظيم کنيد. بعد از سازماندهي مجدد محل کارتان، دنبال کارهاي ديگري که مي‌توانيد آن‌ها را اثربخش‌تر انجام دهيد بگرديد. اگر اغلب به فضاي زيادي براي پخش کردن کاغذهاي‌تان نياز داريد از يک ميز L شکل استفاده کنيد که فضاي لازم را به شما بدهد. اگر زماني که مطلبي را تايپ مي‌کنيد به نوشته‌هاي روي کاغذ مراجعه مي‌کنيد، از يک کاغذگير استفاده کنيد. يک استاد قديمي دانشگاه که راست دست بود، از موس‌اش با دست چپش استفاده مي‌کرد تا بتواند همزمان با دست راست‌اش مطالبي را يادداشت کند.