چگونه يک Email را طوري بازنگري کنيم که ديگران آن را بخوانند


نويسنده: ديويد سيلورمن / ترجمه: علي نعمتي شهاب

“آدم‌ها فکر مي‌کنند اولين پيش‌نويس اتفاق بزرگي است و بازنگري، آن را پاکيزه مي‌سازد. اما اولين پيش‌نويس در واقع مثل چيدن ميزها، صندلي‌ها و فنجان‌ها است و بازنگري، پاک کردن آن‌ها نيست. بازنگري خود ميهماني است!”

“همه پيش‌نويس‌ها وحشتناک هستند و من اهميتي نمي‌دهم؛ حتي اگر تو همينگوي باشي!”

“هر چيزي که بدون فيلتر از ذهن انسان بيرون بيايد، گل‌آلود است.”

مهم نيست که گفته‌هاي بالا مال چه کسي هستند. آن‌ها يک درس اساسي را در خود دارند: هيچ Mailي نبايد بدون بازنگري فرستاده شود.

من کشف کرده‌ام که براي Mailهاي معمولي شما، تعداد بازنگري بستگي به تعداد دريافت‌کنندگان آن دارد. تجربه من اين را نشان مي‌دهد که:

  • 1 تا 5 گيرنده = 2 تا 4 بار بازنگري.
  • 5 تا 10 گيرنده = 8 تا 12 بار بازنگري.
  • در سطح شرکتي يا سطح اعضاي هيئت مديره = 30 تا 50 بار بازنگري!

حتي ساده‌ترين نامه رسمي به يک نفر از يکي دو بار بازنگري مجدد ضرري نمي‌کند. در اين‌جا يک چک‌ليست براي در نظر داشتن در زمان بازنگري ارايه مي‌شود:

  1. مطالب زايد را حذف کنيد: اگر حرف‌تان را تکرار کنيد، خواننده از خواندن دقيق دست مي‌کشد و سرسري خواندن را شروع مي‌کند (همان‌طور که خودتان احتمالا چنين کاري را مي‌کنيد!)
  2. از اعداد و کلمات داراي معناي مشخص به جاي صفت‌ها و قيدها استفاده کنيد: اين جمله که “پروژه در حال حاضر در فعاليت‌هاي عمده خود از جاده اصلي منحرف شده” به‌ اندازه اين جمله “اين پروژه در تحويل دادن نان‌هاي مخصوص همبرگر به ديموينس (Des Moines) تأخير دارد.”
  3. پيش‌زمينه نامعلوم را اضافه کنيد: آيا خواننده‌تان مي‌داند که نان‌هاي مخصوص همبرگر در آيوا براي به دست آوردن 37 ميليون دلار پول مورد نياز هستند؟ اگر مطمئن نيستيد، به او اين موضوع را يادآوري کنيد.
  4. بر قوي‌ترين استدلال موجود تکيه کنيد: آيا نان‌هاي مخصوص همبرگر مذکور بايد فرستاده شوند چون تأخير باعث شرم‌ساري شرکت مي‌شود، چون براي کودکان به اندازه ناهارشان مي‌ارزد يا چون براي شرکت به اندازه ده‌ها ميليون دلار مي‌ارزند؟ ممکن است هر سه دليل درست باشند؛ اما يکي از آن‌ها (بسته به ديدگاه خواننده شما) براي کشاندن نان‌ها به جاده کافي است.
  5. موضوعات نامربوط را حذف کنيد: به‌ترين Mailها يک موضوع را و همان يک موضوع را به صورت روشن بيان مي‌کنند. Mailهاي تک موضوعي به گيرنده‌گان در بايگاني پيام بعد از انجام دادن کارهاي لازم کمک مي‌کند (چيزي که هر کسي براي مديريت Mailهاي‌اش از Outlook استفاده مي‌کند آن را با آغوش باز پذيرا است!)
  6. به دنبال دروغ‌ها بگرديد و آن‌ها را پاک کنيد: اين جمله که “آن زمان بهترين زمان‌ها بود. بدترين زمان‌ها بود” به درد چارلز ديکنز مي‌خورد نه گزارش‌هاي وضعيت!
  7. علاقه‌هاي خودتان را بکشيد: آيا بخشي از متن شما به شکل خاصي پرمغز، جذاب يا هوشمندانه است؟ اين ممکن است يک شانس باشد و ممکن است هم نباشد. اگر آن بخش به Mail شما تحميل شود، شبيه يک گوريل در حال رقص در لباس مخصوص بوکسورها خواهد بود: بامزه وقتي شما درباره آن مي‌انديشيد و شرم‌آور، وقتي آن Mail وارد صندوق پشت الکترونيک مديرتان مي‌شود!
  8. هر چيزي را که احساسي نوشته شده است حذف کنيد: آيا اين جمله نشان مي‌دهد که چه کسي از اول در مورد نان‌هاي همبرگر بر حق بوده است؟ بله؟ حذفش کنيد.
  9. کوتاه کنيد: خواننده‌اي را که براي هضم پيام شما در حال اين سو و آن سو رفتن تلاش مي‌کند (بلک‌بري و آي‌فون در هر صفحه 40 کلمه را نشان مي‌دهند) به ياد بياوريد. آن چيزي که روي صفحه رايانه شما کوتاه به نظر مي‌رسد، روي صفحه يک تلفن همراه همانند يک منظومه حماسي خواهد بود!
  10. هر روز يکي بفرستيد: در مورد زمان آن چيزي که ضروري است لازم نيست يادآوري شود. و يک Mail کم‌تر چيزي است که هر کسي بابت آن از شما متشکر خواهد شد.

منبع

پ.ن. مدت‌ها بود که دنبال بهانه‌اي براي انتشار اين ترجمه‌ام بودم. پست امشب احسان با‌ عنوان آداب اي‌ميل بهانه‌اش بود! نوشته‌ي احسان را هم بخوانيد. شايد حوصله‌ام گرفت و خودم هم در اين زمينه نوشتم.


2 پاسخ به “چگونه يک Email را طوري بازنگري کنيم که ديگران آن را بخوانند”

  1. دقیقا. به روزنامه نگارها یاد می دهند موقع نوشتن فقط بنویسید اما زمان ویرایش که رسید بی رحم باشید و بارها و بارها و بارها ویرایش کنید. مبادا مطلبی را بارها ویرایش نکرده تحویل بدهید!

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.