4 پيشنهاد براي افزايش بهره‌وري کارهاي مبتني بر اطلاعات


اين روزها در عصري زندگي مي‌کنيم که “کار دانشي” يا “کار مبتني بر اطلاعات” دارد به شکل غالب کار براي آدم‌ها تبديل مي‌شود. کار بسياري از ما بدون دسترسي به اطلاعات لازم يا گردش اطلاعات درون سازمان عملا اثربخشي و حتي بهره‌وري لازم را نخواهد داشت. از آن طرف يک اشکال عمده هم در اين عصر حجم عظيم اطلاعاتي است که بايد توسط هر يک از ما مديريت شوند و مديريت آن‌ها چندان آسان نيست. در هر حال وجود ابزارهاي مبتني بر فناوري اطلاعات هم خبر خوشي است تا بتوانيم هم به “مزيت اطلاعات” دست يابيم و هم مشکل “بمباران اطلاعاتي” را حل کنيم! چگونه؟ اين، يکي از پاسخ‌ها به اين سؤال است:

سه پژوهش‌گر مدرسه‌ي مديريت اسلوان دانشگاه MIT، که چند سالي است در زمينه‌ي راه‌هاي افزايش بهره‌وري با کمک IT کار مي‌کنند، براساس تحقيقات‌شان 4 راه براي افزايش کارهاي مبتني بر اطلاعات ارايه کرده‌اند:

  1. در شبکه‌ي کاري خود يک “مرکز جمع‌آوري و انتشار اطلاعات” باشيد و فهرست ارتباطي خود را متنوع سازيد: زياد اي‌ميل زدن به دوستان و همکاران‌ و دريافت اي‌ميل از آ‌ن‌ها يکي از نشانه‌هاي بهره‌وري بالاست. اما در اين‌جا ارتباط با ديگران و داد و ستد اطلاعات با آن‌ها است که بهره‌وري را بالا مي‌برد؛ نه ارتباط داشتن صرف!
  2. اي‌ميل‌هاي‌تان را مختصر و مفيد بنويسيد: اي‌ميل‌هاي ساده و کوتاه و متمرکز بر موضوع اصلي جواب‌هاي سريع‌تري نسبت به اي‌ميل‌هاي طولاني و پرحاشيه دريافت مي‌کنند و اين سرعت بالاتر در دريافت جواب، رمزي ديگر براي افزايش بهره‌وري است. (قبل‌تر هم نوشته بودم: رزومه‌ نوشتن مهم است؛ به شرط شبکه‌سازي!)
  3. از فناوري براي انجام چند کار به صورت هم‌زمان (Multitasking) استفاده کنيد: البته بايد حواس‌تان باشد که چند کاره بودن حتي با کمک فناوري هم يک سطح بهينه دارد که از آن بالاتر، بهره‌وري پايين مي‌آيد.
  4. کارهاي ساده‌ي اطلاعاتي را به زيردستان واگذار کنيد و از سيستم‌هاي پشتيبان تصميم استفاده کنيد: بگذاريد کارهايي که وقت ارزش‌مند شما را تلف مي‌کنند زيردستان‌تان يا ابزارهاي IT انجام دهند. به جاي اين کارها دنبال منابع جديد اطلاعات تخصصي بگرديد؛ چيزي که مزيت رقابتي اصلي يک دانش‌کار (Knowledge Worker) است.

پ.ن. ناگفته پيداست که يک تا سه در زندگي شخصي‌مان هم کاربرد دارند.

منبع


دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.