چگونه براي چند مدير کار کنيم و سالم بمانيم!


نويسنده: هلن کاستر/ مترجم: علي نعمتي شهاب

من در ميان نويسندگان مجله‌ي فوربس يک آدم نامتعارف محسوب مي‌شوم؛ چرا که زمان‌ام را براي گزارش‌دهي به دو دبير متفاوت تقسيم مي‌کنم. همکاران براي من لطيفه‌اي درست کرده‌اند: دبير A از سمت راست مرا به سمت خودش مي‌کشد و دبير B از سمت چپ؛ تا جايي که بعضي روزها فکر مي‌کنم بدنم از هر دو طرف درازتر شده است! اما به هر حال کار دارد انجام مي‌شود؛ چرا که ما خوب ارتباط برقرار مي‌کنيم و هدف‌هاي مشترکي داريم. دبير A مي‌گويد فکر مي‌کند کارهاي زيادي هست که مي‌توانيم با فرهنگ کنوني سازمان انجام دهيم.

او به من گفت: “ما در محيطي کار مي‌کنيم که آدم‌ها، اغلب به شدت کاري هستند و دوست دارند کمک کنند. مي‌دانيم که هر کسي به سخت‌ترين شکلي که مي‌تواند کار کند و انسان‌ها با بي‌ميلي کار نمي‌کنند يا از زير کار در نمي‌روند. اين چيزي است که اعتماد کردن و همکاري را راحت‌تر مي‌کند.”

هر چه شرکت‌ها ديوارهاي دروني خود را بر مي‌دارند ـ مثلا واحد بازاريابي با واحد مالي بيش‌تر ارتباط برقرار مي‌کند ـ افراد بيش‌تري خود را گرفتار پاسخ‌گويي به مديران مختلف مي‌بينند. در شکل ايده‌آل هر فرد درگير يک مأموريت خاص در سازمان است، هيچ يک از رؤسا خود را از ديگري بالاتر نمي‌داند و زيردست هم دقيقا مي‌داند که وظايف‌اش چيست و چگونه مورد ارزيابي قرار مي‌گيرد. در ساير موارد رؤسا ممکن است برنامه‌هايي ناسازگاري يا ديدگاه‌هاي مختلفي در مورد جهت‌ حرکت سازمان داشته باشند.

آنيتا آتريج يک مربي شغلي در کلوپ 5 بعد از ظهر ـ يک شبکه‌ي مشاوره‌ي شغلي ـ مي‌گويد: “ارتباطات مهم‌ترين بخش اين فرايند است. اگر رؤساي شما با هم‌ديگر خوب همکاري نکنند، شما مجبوريد با آن‌ها براي دست يافتن به يک راه‌حل برد ـ برد مذاکره کنيد.” آتريج مي‌گويد در چنين موقعيتي با هر دو مدير صحبت کنيد و به آن‌ها بگوييد که مدير A يک چيز مي‌خواهد و مدير B چيز ديگري مي‌خواهد و سپس راه‌حلي را که نيازهاي هر دو را پوشش بدهد، ارايه دهيد.

اگر در نبرد ميان منيت‌ها گير افتاديد، تلاش کنيد مسئله را غيرشخصي کنيد و بر آن‌چه براي شرکت بهتر است تمرکز کنيد. اين پيشنهاد ويکي لين معاون تحقيقات و مشاوره‌ي وب سايت مشاوره‌ي شغلي Vault.com است.

هر چقدر جوان‌تر و بي‌تجربه‌تر باشيد، رد کردن درخواست‌هاي آدم‌ها سخت‌تر است. اين يک وضعيت دشوار مربوط به سن و سال آدم‌هايي است که در قعر هرم سازمان قرار دارند: دريافت درخواست‌هاي هم‌زمان بي‌پايان از آدم‌هاي بي‌شمار!

لين مي‌گويد: “شما مي‌خواهيد همه راضي کنيد؛ اما در عمل هيچ کس را راضي نمي‌کنيد!” هر کسي نگران اين است که “کدام کار من را ديرتر انجام داده‌اي؟”

وقتي روزنامه‌نگاري را شروع کردم، به تهيه‌کنندگان خبر متفاوتي در دفتر خبر يک شبکه گزارش مي‌دادم. من دايما تکاليفي که تهيه‌کنندگان خبر مختلف حياتي مي‌دانستند را با هم قاطي مي‌کردم و نمي‌دانستم چطور حجم کاري خودم يا تقاضاهاي رؤسا را مديريت کنم. آتريج مي‌گويد که در چنين موقعيتي شما بايد تلاش کنيد براي تعيين فرجه‌هاي زماني کار خود مذاکره کنيد؛ چيزي که من هرگز حتي به فکرش نيفتاده بودم.

آتريج مي‌گويد: “اگر چند ضرب‌العجل زماني براي ساعت 8 صبح فردا داريد، از يکي از رؤسا بپرسيد که آيا او مي‌تواند کار را ديرتر تحويل بگيرد؟ پاسخ احتمالا خير است؛ اما خوب حداقل تلاش‌تان را کرده‌ايد. شما به سرعت ياد مي‌گيريد کدام رئيس تمايل به پذيرش چنين درخواستي دارد و از چه کسي ديگر نبايد حتي سؤال کنيد.” آلتريج مي‌گويد تا حد امکان به رئيس‌تان يک گزينه هم بدهيد؛ به جاي اين‌که فقط به او بگوييد: “نمي‌توانم!”

سبک‌هاي رؤساي‌تان را ياد بگيريد و آن‌ها را با مطلع کردن در مورد اين‌که داريد چه کاري براي چه کسي انجام مي‌دهيد، خشنود سازيد. دبير B از من مي‌خواهد که هر 48 ساعت به او گزارشي بدهم در مورد کاري که دارم انجام مي‌دهم و مسائلي که ممکن است با‌ آن‌ها مواجه شوم. دبير A خيلي به کار من کاري ندارد، فقط مي‌خواهد که کاري که توافق کرده‌ايم سر وقت انجام شود. تا وقتي من به آن‌ها نگويم، هيچ يک از اين دو نمي‌دانند که دارم براي ديگري چه کاري انجام مي‌دهم. اغلب اوقات من بدون مشکل خاصي به صورت تصادفي کار اين دو را انجام مي‌دهم و تنها گزارش کارم را به دفاتر آن‌ها مي‌دهم؛ اما وقتي سرم شلوغ است و مطمئن نيستم که چگونه بايد کارها را اولويت‌بندي کنم، به هر دوي آن‌ها اي‌ميل مي‌زنم. در اين ميل فهرست وظايف کاري خودم را يادداشت مي‌کنم و از آن‌ها مي‌خواهم که پيشنهادات‌شان را به من بدهند.

شيوه‌ي سازماندهي من به نفع جمعي ما نيز کمک مي‌کند. ويکي لين پيشنهاد مي‌کند تقويم‌ کاري‌تان را طوري بخش‌بندي کنيد که زمان خاص کار براي هر رئيس در آن مشخص شود. مثلا صبح‌ها فقط روي پروژه‌ي مدير A کار کنيد. او پينشهاد مي‌کند که ارتباطات زيادي با رؤساي‌تان داشته باشيد و نه ارتباطات کم و محدود. او توصيه مي‌کند: “از مايکروسافت اوت‌لوک يا نرم‌افزارهاي مديريت زمان و فعاليت‌ها استفاده کنيد تا مشخص شود داريد چه کار مي‌کنيد.”

خدمت کردن به چند رئيس مختلف مي‌تواند مزيت‌هاي خاص خودش را داشته باشد. اين امر مي‌تواند شما را با سازمان بيش‌تر درگير کند و البته باعث شناخته شدن شما شود. شما مي‌توانيد از تجربه کردن سبک‌هاي مديريتي و سطوح دانش متفاوت دو آدم گوناگون چيزهاي زيادي بياموزيد. اما بعضي اوقات مجبوريد يکي از رؤسا را در برابر ديگر انتخاب کنيد و اين احتمالا براي مسير شغلي شما هم مفيد خواهد بود.

خانم لين مي‌گويد: “شما نمي‌توانيد وقتي يک پاي‌تان روي پله‌ي اول گير کرده به پله‌ي دوم برويد. گاهي اوقات مجبوريد چيزي را از دست بدهيد تا بتوانيد گام بعدي را برداريد.”

منبع

پ.ن. مدتي است به انتشار مجموعه ترجمه‌هاي منتشر شده در اين وبلاگ همراه با مجموعه‌ي مشابهي از مقالات مربوط به کار حرفه‌اي و بهره‌وري شغلي که ترجمه کرده‌ام (و هنوز اين‌جا منتشر نشده) در قالب کتاب فکر مي‌کنم. با توجه به استقبالي که از برخي از اين مقالات روي وب شده (از جمله آمار هيت فيد و خود وبلاگ يا کپي پيست‌هايي که شده‌اند!)‌ به نظرم اين‌طوري افراد بيش‌تري مي‌توانند از اين مقالات استفاده کنند. اگر کسي از خوانندگان محترم اين وبلاگ مي‌تواند در اين زمينه به من کمک کند، لطفا از طريق gozareha@gmail.com به من يا صفحه‌ي تماس با من در اين زمينه به من اطلاع دهد. پيشاپيش متشکرم.


دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.