دو قدم براي ساده‌سازي روز کاري‌تان


نويسنده: رون اشکناس / مترجم: علي نعمتي شهاب

آيا شده که وقتي در پايان يک روز کاري طولاني به منزل رسيديد، دچار اين نگراني شويد که: “امروز واقعا چي کار کردم؟”

اين شکايتي است که اين روزها از زبان مديران بسياري مي‌شنوم: “ما داريم خيلي سخت‌تر کار مي‌کنيم، اما نتيجه‌ي مشهودي به دست نمي‌آوريم.” در حالي که جهاني‌سازي، نوآوري و فناوري‌هاي ارتباطي فرصت‌هاي شگفت‌انگيزي را پديد آورده، آن‌ها هم‌چنان سازمان‌ها را پيچيده‌تر و خسته‌کننده‌تر مي‌کنند و با جلسات و اي‌ميل‌ها و ارايه‌هاي بيش‌تر بار کاري بيش‌تري را به سازمان تحميل مي‌نمايند؛ بدون اين‌که اين کارها موجب بهره‌مندي سازمان از افزايش بهره‌وري يا رضايت شغلي شود. و بدتر اين‌که بسياري از سازمان‌ها در دوران رکودي که گرفتار آن هستيم، دست به تعديل نيرو و انتظار دارند که افراد باقي‌مانده همان حجم کار سابق (يا حتي بيش‌تر) را انجام دهند! اين تصوير مطبوعي نيست.

متأسفانه اگر منتظريد کس ديگري ساده‌سازي کار شما را آغاز کند تا زندگي‌تان را ساده‌تر سازد، داريد يک بليط بخت‌آزمايي مي‌خريد. مطمئن باشيد بسياري از مديران ارشد روشن‌فکر قبلا اين کار را انجام داده‌اند؛ کساني مثل جف کيندلر مديرعامل شرکت دارويي فايزر (Pfizer)، گري روکين در کونگرا فودز (ConAgra Foods) و آنيکا فالکِنگِرِن در سب بانک (SEB Bank.) آن‌ها فرايندهاي کسب و کارشان را سرراست‌تر کرده‌اند، تعداد محصولات را کاهش داده‌اند، لايه‌هاي مديريتي را کم کرده‌اند و سادگي را يکي از اولويت‌هاي کسب و کاري خود قرار داده‌اند. با اين حال در اغلب سازمان‌ها شما فقط اختيار خودتان را در دست داريد. و در چنين وضعيتي چه کاري از شما بر مي‌آيد؟

در اين‌جا به دو گام ساده که هر فردي در هر سطحي از سازمان مي‌تواند براي آغاز راه ساده‌سازي از آن‌ها استفاده کند، اشاره مي‌کنيم:

1. با رفتار خودتان شروع کنيد: چند بار تا حالا شده که به جلسه‌اي رفته باشيد که دستورجلسه يا اهداف مشخصي نداشته باشد و شما هم هيچ کاري در مورد آن نکرده‌ايد؟ چقدر اي‌ميل‌ها يا گزارش‌هاي غيرضروري دريافت کرده‌ايد و به فرستنده هم تذکر نداده‌ايد که صندوق اي‌ميل شما را اين‌قدر با چيزهاي نه چندان مفيد براي شما پر نکند؟ چند بار در جلسات ارايه‌اي نشسته‌ايد که در آن اسلايدهايي بسيار زياد، بدون هدف و با حجم اطلاعاتي بالا را مي‌خواسته‌اند به خورد شما بدهند و هيچ بازخوري به ارايه‌کننده نداده‌ايد؟ و چقدر رفتار خود شما ريشه‌ي وارد شدن فشار اين پيچيده‌گي‌ها بر پشت‌تان بوده است؟

ما خودمان اجازه مي‌دهيم که اين اتفاقات رخ دهند. اغلب خود ما گناه‌کار اصلي در پديد آمدن اين مشکلات هستيم. اما از آن‌جايي که اغلب افراد تعارض را دوست ندارند، اجازه مي‌دهيم که اين اتفاقات بد ادامه يابند. اين، يک توطئه‌ي ناگفته است: “من تو را به چالش نمي‌گيرم؛ اگر براي من چالش ايجاد نکني.” نتيجه‌ي نهايي اين اتفاقات اين است که ما بدون اين‌که بخواهيم، فرهنگ پيچيده‌سازي را ايجاد مي‌کنيم.

گام اول ساده‌سازي شکست اين جو سکوت است. خودتان و ديگران را به چالش بکشيد. يک محدوديت سه اسلايده براي ارايه‌ها ايجاد کنيد. اصرار کنيد که هر جلسه‌اي بايد دستورجلسه‌ي مشخصي داشته باشد. پاسخ دادن به همه (Reaplly All) را در مورد اي‌ميل‌ها از بين ببريد تا بتوانيد جلسات را برنامه‌ريزي کنيد. ساده‌سازي را از زندگي روزمره‌ي خودتان شروع کنيد.

2. ريشه‌هاي مشکلات را به ديگران هم نشان دهيد: همان‌طور که خود شما اغلب، نمي‌دانيد رفتار شما چونه باعث ايجاد پيچيدگي مي‌شود، رئيس و همکاران شما هم احتمالا نمي‌دانند که چگونه زندگي را براي شما و ديگران مشکل‌تر مي‌سازند. بنابراين پس از تغيير برخي رفتارهاي خودتان (لازم است اين کار را اول انجام دهيد تا بتوانيد اعتبار کسب کنيد)، گفتگوهايي را با ديگر منابع ايجاد پيچيدگي در سازمان کليد بزنيد. از اول هم نگران ايجاد تغييرات بزرگ نباشيد؛ تنها گفتگوهايي را به صورت رو در رو يا مجازي ترتيب دهيد.

ديگر افراد را براي تجربه کردن شيوه‌هاي جديد کاري همراه با شما و به‌اشتراک گذاشتن کارهاي شدني و نشدني تشويق کنيد. همراه با هم به فرايندهاي بين‌وظيفه‌اي‌تان بنگريد و به اين فکر کنيد که چگونه مي‌توانيد تعاملات دو طرفه را سرراست‌تر کنيد. در مورد مسائلي که نمي‌توانيد به تنهايي حل‌شان کنيد ـ اما مي‌توانند فرصتي براي حل مسئله‌ي گروهي باشند ـ حرف بزنيد. حداقل شما مي‌توانيد يک گروه پشتيبان ساده‌سازي ايجاد کنيد. چه کسي مي‌داند، شايد جنبشي را در سازمان‌تان ايجاد کرديد!

منبع

,

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.